E-Mails und Formulardaten enthalten häufig alles, was für den nächsten Arbeitsschritt benötigt wird. Trotzdem müssen Mitarbeiter jede Anfrage lesen, einordnen, Informationen heraussuchen und das Ergebnis für die weitere Bearbeitung vorbereiten.
Ein kontrollierbarer KI-Agent übernimmt diese Vorarbeit. Er strukturiert die Anfrage, extrahiert relevante Angaben und bereitet einen überprüfbaren nächsten Schritt vor. Ein Mensch kontrolliert das Ergebnis und gibt es frei.
Ein Anfrageprozess · vier Wochen Pilotbetrieb · 3.900 € netto Festpreis
Eine Anfrage ist schnell verschickt. Im Unternehmen löst sie anschließend mehrere Arbeitsschritte aus:
Jeder einzelne Schritt wirkt überschaubar. In der Summe entsteht daraus täglich wiederkehrende Arbeit, die Konzentration bindet und andere Aufgaben unterbricht.
Klassische Regeln stoßen dabei schnell an Grenzen: Menschen formulieren unterschiedlich, verwenden Freitext und senden relevante Informationen in E-Mails, Formularfeldern oder Anhängen.
Genau hier kann ein KI-Agent sinnvoll unterstützen.
Der Agent erhält eine eingehende E-Mail, ein ausgefülltes Formular oder einen vergleichbaren Eingang. Anschließend führt er die vorher festgelegten Arbeitsschritte aus.
Je nach Ablauf kann er:
Das Ergebnis wird nicht irgendwo im Hintergrund verborgen. Es wird so bereitgestellt, dass ein Mitarbeiter es prüfen, korrigieren und freigeben kann.
Nicht jede Anfrage darf automatisch beantwortet oder weiterverarbeitet werden.
Preise, verbindliche Zusagen, Sonderfälle oder unklare Angaben können eine menschliche Entscheidung erfordern. Diese Stellen werden nicht dem Zufall überlassen, sondern bereits bei der Konzeption des Agenten festgelegt.
Der Mensch entscheidet insbesondere bei:
Der Ausgangspunkt des Piloten ist deshalb nicht: „Was kann die KI alles selbstständig erledigen?“
Die entscheidende Frage lautet: Welche Vorarbeit kann der Agent zuverlässig übernehmen, damit ein Mensch schneller und besser entscheiden kann?
Eine Anfrage geht per E-Mail ein, mit Freitext, einer Frist und mehreren Anhängen.
Der Agent liest die Nachricht und die für den Ablauf vorgesehenen Anhänge.
Er erkennt das Anliegen und extrahiert beispielsweise Kontaktdaten, angefragte Leistung, Termine, Fristen und weitere relevante Angaben.
Der Agent vergleicht die vorhandenen Informationen mit den festgelegten Anforderungen. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden sichtbar markiert.
Er erstellt eine strukturierte Zusammenfassung, bereitet eine Rückfrage oder Antwort vor und ordnet den Vorgang der vorgesehenen Zuständigkeit zu.
Ein Mitarbeiter sieht Anfrage, extrahierte Informationen und vorbereitetes Ergebnis gemeinsam. Er kann korrigieren, ergänzen und anschließend freigeben.
So wird aus einer unstrukturierten Nachricht ein überprüfbarer Arbeitsvorgang.
Ein KI-Agent für eingehende Anfragen eignet sich besonders, wenn:
Der Pilot passt nicht, wenn:
Die Anzahl der Anfragen allein ist nicht entscheidend. Auch bei einem kleineren Volumen kann sich der Einsatz lohnen, wenn jede Anfrage viel Vorarbeit verursacht oder wichtige Fristen und Informationen leicht übersehen werden.
In diesem Fall wäre zusätzliche Technik keine Lösung. Ein sinnvoller Pilot beginnt mit einem ausreichend klaren Ablauf.
Eingehende Kundenanfragen kosten Zeit, bevor die eigentliche Bearbeitung überhaupt beginnt. Die Anfrage muss verstanden, eingeordnet und priorisiert werden. Häufig fehlen wichtige Angaben, und erst danach kann eine passende Antwort entstehen.
Der Internaix AnfragePilot übernimmt diese Vorarbeit. Der KI-Agent kategorisiert und priorisiert eingehende Anfragen, erkennt fehlende Informationen und erstellt einen Antwortentwurf. Der Mensch prüft, bearbeitet und entscheidet.
Der Pilot konzentriert sich auf einen klar abgegrenzten Anfrageprozess und zeigt innerhalb von vier Wochen, ob der Einsatz im Arbeitsalltag einen messbaren Nutzen bringt.
Während des Piloten werden keine Antworten automatisch versendet. Freigegebene Entwürfe werden erst dann verwendet, wenn ein verantwortlicher Mensch sie geprüft hat.
Erweiterungen werden nur nach vorheriger Abstimmung und einem gesonderten Angebot umgesetzt. So bleibt der Pilot zeitlich, technisch und finanziell überschaubar.
Der vereinbarte Leistungsumfang wird vor Auftragserteilung schriftlich festgehalten. Zusätzliche Anforderungen werden nicht stillschweigend Teil des Piloten.
Damit der Pilot innerhalb des vereinbarten Zeitraums umgesetzt werden kann, stellst du folgende Grundlagen bereit:
Verzögerungen bei der Bereitstellung verlängern den Pilotzeitraum entsprechend.
Am Ende des Piloten werden Nutzen, Qualität und möglicher weiterer Aufwand gemeinsam bewertet. Danach bestehen drei Möglichkeiten:
Der Pilot wird beendet und die Demodaten werden gelöscht oder übergeben.
Die Lösung wird ab 490 € netto pro Monat weiterbetrieben. Der endgültige Preis für den Weiterbetrieb richtet sich nach Anfragevolumen, gewünschtem Funktionsumfang und notwendigen Anbindungen.
Weitere Eingangskanäle oder Anbindungen werden mit einem gesonderten Festpreisangebot ergänzt.
Aus dem Pilot entsteht keine automatische Vertragsverlängerung.
Im Pilot ist die kontrollierte Vorbereitung der sichere Ausgangspunkt. Der Agent erstellt beispielsweise eine Zusammenfassung, eine Rückfrage oder einen Antwortentwurf. Ein Mitarbeiter prüft und gibt das Ergebnis frei. Eine spätere automatische Weiterverarbeitung ist nur sinnvoll, wenn der betreffende Fall klar begrenzt und zuverlässig prüfbar ist.
In der Regel nicht. Welche Anbindung möglich und sinnvoll ist, hängt vom vorhandenen System, den verfügbaren Schnittstellen und den notwendigen Zugriffsrechten ab. Das wird vor Beginn des Piloten geklärt.
Nicht zwingend. Ein Chatbot führt normalerweise ein Gespräch mit einem Nutzer. Der Internaix-Agent arbeitet innerhalb eines definierten Unternehmensablaufs und kann vollständig im Hintergrund als Vorbereitung für Mitarbeiter eingesetzt werden.
Nur die für den vereinbarten Ablauf erforderlichen Daten und Systeme. Zugriffe, Datenquellen und Verarbeitungsschritte werden vor der Umsetzung festgelegt. Betriebliche und datenschutzrechtliche Anforderungen werden dabei gemeinsam erfasst; die rechtliche Bewertung verbleibt beim verantwortlichen Unternehmen.
Nein. Entscheidend ist, wie häufig sich dieselbe Vorarbeit wiederholt, wie viel Zeit sie bindet und welche Folgen Fehler oder Verzögerungen haben.
Nach dem Pilot kannst du den Ablauf im vorgesehenen Rahmen weiter einsetzen, anpassen oder gezielt erweitern. Eine Ausweitung auf weitere Prozesse erfolgt nur, wenn der erste Anwendungsfall einen nachvollziehbaren Nutzen zeigt.
In einem 30-minütigen Eignungscheck klären wir, ob ein ausreichend klarer und sinnvoller Einsatzfall vorhanden ist. Wenn dein Prozess nicht zu diesem Pilotformat passt, sage ich dir das offen.